Perchè la gestione di un'Associazione va costantemente monitorata?

Perché il fine ideale non è solo "teoria", e la gestione democratica è una necessità di sostanza, e non solo di forma! Occorre verificare periodicamente che la natura di un Ente Non Profit rimanga tale sempre, anche nelle attività quotidiane. Per questo è indispensabile una gestione trasparente e tracciabile, attraverso decisioni assunte in modo condiviso e democratico, con appositi verbali di riunione (di consiglio direttivo piuttosto che di assemblea sociale) sottoscritti da tutti gli aventi diritto.

Come si fa a controllare se la gestione di un'Associazione è corretta?

Attivando check periodici funzionali a mantenere efficace la gestione, ma non solo: è molto importante svolgere un'azione preventiva di monitoraggio e ricerca di eventuali errori comuni (convocazione delle assemblee, attribuzione della qualifica di socio, ...), di verifica delle procedure adottate con un'attenzione particolare nei confronti delle norme che possono cambiare.
C’è di più: continuamente si susseguono info, news, articoli, approfondimenti … Questo è sicuramente un bene per controllare la bontà dell'impostazione adottata, ma occorre assolutamente saper valutare (soprattutto in un momento storico particolare come questo, con la Riforma del Terzo Settore in dirittura d'arrivo, o almeno così si dice ...) quali sono quelli corretti e quali pubblicati ad arte per spaventare i gestori, per creare disagio o ancora per polemizzare senza nulla di costruttivo.

Ogni quanto tempo è consigliato effettuare un check (o una simulazione di verifica)?

Non esiste una risposta per tutti, ma dipende da molti fattori: dimensionali, tipologia di attività, numero di collaboratori, eventuali strumenti di controllo attivi ... Una semplice analisi statistica sulle migliaia di soggetti che in questi oltre 20 anni di attività abbiamo conosciuto, seguito e seguiamo, ci suggeriscono che almeno una volta l’anno occorre un check, in taluni casi anche ogni 6 mesi. Molto dipende dalla tipologia di disponibilità alla reazione positiva, alle attività “ante” e “post”.

Cos’è la simulazione di verifica/accertamento (o il Check-Up online)?

Nessun “segreto”, nessuna attività da non raccontare. Tutto molto più semplice: la squadra che si è studiata alcune centinaia di accertamenti, e continua a farlo, può (a nostro avviso deve) cercare di trasferire questa esperienza in attività preventive e di assistenza.
Si tratta, in sintesi estrema, di una serie di attività di controllo per verificare i processi gestionali, contabili e di comunicazione: dalla corretta domanda di iscrizione ai verbali di accettazione, dalle ricevute per i pagamenti all'imputazione di incassi/spese nella prima nota. Occorre verificare la correttezza dei rapporti in essere con tutti i collaboratori, dai volontari agli eventuali dipendenti, anche sul piano dei prerequisiti (pensiamo ai compensi sportivi esenti fino a 10.000 euro/anno ex L. 342/2000). Tutti gli strumenti ed i supporti comunicativi, web o tradizionali, vanno verificati nel contenuto rispetto alla natura dell'Ente, così come quanto esposto nei differenti profili social. Va verificato il rispetto dell’evidenza bancaria con i limiti sulla gestione del contante anche alla luce di incassi multipli a cui debbono seguire versamenti bancari rispettosi delle norme tutte (circolare 18/E di Agenzia Entrate, dell'agosto 2018, inclusa). Senza dimenticare le novità in termini di GDPR privacy e sicurezza (safety), con gli aggiornamenti dei rispettivi attestati.

La gestione del consenso

È quindi molto importante cercare di gestire il consenso: non evidenziando a prescindere che va tutto bene con tanti complimenti, né individuare per forza errori in prassi rispettose della normativa.
Lo si fa con professionalità, attenzione, senza alcun copia/incolla e con grande rispetto e cura. Occorre trovare limiti, difetti ed errori (se presenti), individuando come porvi rimedio, nell'immediato. E tutto questo semplicemente per evitare problemi quando gli accertamenti potrebbero in futuro non essere più simulati …

Cosa deve avvenire a seguito di un check?

È necessario seguire le informazioni, i risultati ed i suggerimenti di prassi, che normalmente forniamo in sintesi, per iscritto. Ma occorre più di tutto una disponibilità alla formazione continua ed all’aggiornamento costante, con la possibilità di rimettere in discussione procedure che pur consolidate non fornirebbero la giusta serenità gestionale all'Ente ed ai suoi Amministratori.

Quali canali informativi?

Non è corretto parlare degli altri, perchè ogni operatore deve utilizzare il proprio tempo per cercare di fornire un contributo di chiarezza, senza perdere tempo in discorsi autoreferenziali, senza fare “melina”.
Noi ci proviamo ogni giorno, e anche se è complicato e faticoso è assolutamente motivante ed entusiasmante. E soprattutto funziona. Così alle newsletter si aggiungono i check-up e le simulazioni di verifica, e quando non basta tutto il nostro network si mette alla ricerca della soluzione più performante per quella specifica esigenza. Perchè le necessità dei clienti possono essere diverse, ma non la nostra attenzione per soddisfarle.